Ενημερωτικό Σημείωμα / Information Notice

New updated Directive Information Update

Ισχύει από: 2 Ιουνίου 2025 / Effective from: June 2, 2025

Τι αλλάζει (σύμφωνα με την Οδηγία της Κεντρικής Τράπεζας) / What Changes (according to the Central Bank Directive)

1️⃣ Επικαιροποίηση βάσει κινδύνου – χωρίς ελάχιστη συχνότητα για χαμηλό κίνδυνο / 1️⃣ Risk-based Updates – No Minimum Frequency for Low-Risk Customers

📌 Τι προβλέπεται / What is Expected:
Η επικαιροποίηση των στοιχείων θα γίνεται με βάση το επίπεδο κινδύνου του κάθε πελάτη. Δεν απαιτείται πλέον σταθερό διάστημα για πελάτες χαμηλού κινδύνου. / The update of information will be based on the risk level of each customer. No fixed interval is required for low-risk customers.

🔍 Παράδειγμα / Example:
Πελάτης με σταθερό εισόδημα, γνωστό προφίλ, χωρίς ύποπτες συναλλαγές εδώ και χρόνια. / A customer with stable income, known profile, and no suspicious transactions for years.

⚠️ Πρόκληση / Challenge:
Κίνδυνος να παραμείνει πελάτης με παρωχημένα ή ανεπαρκή στοιχεία λόγω ελλιπούς επανεκτίμησης. / Risk of a customer remaining with outdated or inadequate information due to insufficient reassessment.

✅ Λύση / Solution:

• Να τεθεί υπενθύμιση στο σύστημα για επανεξέταση κάθε 18-24 μήνες. / Set a reminder in the system for reassessment every 18-24 months.
• Ενημερώστε τον φάκελο κινδύνου με κάθε συμαντικη πληροφορία. / Update the risk file with any newand important information or interaction.
• Εφαρμόστε risk triggers για επαναξιολόγηση (π.χ. νέος εργοδότης). / Implement risk triggers for reassessment (e.g., new employer).

Απαραίτητο για την εφαρμογή / Required for Implementation:
IT Υποστήριξη / IT Support.

2️⃣ Δεκτή η χρήση αντιγράφων ταυτότητας / 2️⃣ Use of Identity Copies Accepted

📌 Τι προβλέπεται / What is Expected:
Επιτρέπεται η χρήση ευκρινών αντιγράφων, αντί του πρωτότυπου. / The use of clear copies, instead of the original, is allowed.

🔍 Παράδειγμα / Example:
Ο πελάτης στέλνει φωτογραφία της ταυτότητας μέσω email ή app. / The customer sends a photo of the ID via email or app.

⚠️ Πρόκληση / Challenge:
Αυξημένος κίνδυνος αλλοιωμένων ή ψεύτικων εγγράφων. / Increased risk of altered or fake documents.

✅ Λύση / Solution:

• Σύγκρισης με προηγούμενα στοιχεία και σάρωση στο αρχείο. / Compare with previous data and scans in the file.
• Αν υπάρχουν αμφιβολίες, ζητήστε ζωντανή βιντεοκλήση. / If in doubt, request a live video call.
• Χρησιμοποιησης λογισμικό ανίχνευσης πλαστογράφησης. / Use fraud detection software.

Απαραίτητο για την εφαρμογή / Required for Implementation:
IT Υποστήριξη, Νομική γνωματευση/ IT Support, Legal opinion.

3️⃣ Χρήση υφιστάμενων πληροφοριών που έχουν ήδη συλλεχθεί / 3️⃣ Use of Existing Collected Information

📌 Τι προβλέπεται / What is Expected:
Εάν στοιχεία έχουν ήδη δοθεί πρόσφατα και επαρκούν, δεν χρειάζεται επανυποβολή. / If information has already been recently provided and is sufficient, resubmission is not required.

🔍 Παράδειγμα / Example:
Μισθοδοτική κατάσταση που χρησιμοποιήθηκε σε δανειακή αίτηση προ 2 μηνών. / Payslip used in a loan application two months ago.

⚠️ Πρόκληση / Challenge:
Κίνδυνος χρήσης ληγμένων ή μη σχετικών εγγράφων. / Risk of using expired or irrelevant documents.

✅ Λύση / Solution:

• Ορίστε περιόδους ισχύος: π.χ. μισθοδοσία = 3 μήνες. / Set validity periods: e.g., payslip = 3 months.
• Δημιουργήστε εσωτερικό φάκελο “Ενεργά Έγγραφα KYC” στο CRM. / Create an internal folder “Active KYC Documents” in CRM.
• Βεβαιωθείτε ότι το έγγραφο καλύπτει τον σκοπό της επανεξέτασης. / Ensure the document meets the purpose of the reassessment.

Απαραίτητο για την εφαρμογή / Required for Implementation:
IT Υποστήριξη, Νομική Γνωμάτευση. / IT Support, Legal Advise.

4️⃣ Ευελιξία για πελάτες με προβλήματα υγείας ή αναπηρία / 4️⃣ Flexibility for Customers with Health Issues or Disability

📌 Τι προβλέπεται / What is Expected:
Επιτρέπεται η χρήση τρίτων προσώπων ή εναλλακτικών μέσων επικοινωνίας για άτομα που δεν μπορούν να προσέλθουν. / The use of third parties or alternative communication methods is allowed for individuals who cannot attend in person.

🔍 Παράδειγμα / Example:
Ηλικιωμένος πελάτης εξουσιοδοτεί συγγενή να φέρει τα έγγραφά του. / An elderly customer authorizes a relative to bring their documents.

⚠️ Πρόκληση / Challenge:
Πιθανή υποβολή χωρίς σωστή εξουσιοδότηση ή χωρίς επαλήθευση στοιχείων. / Potential submission without proper authorization or verification of information.

✅ Λύση / Solution:

• Ζητείται υπογεγραμμένη εξουσιοδότηση ή νόμιμο πληρεξούσιο. / Request signed authorization or legal power of attorney.
• Επιβεβαιώστε την ταυτότητα μέσω gov.cy ή other gov apps. / Confirm identity via gov.cy or other gov apps.

Απαραίτητο για την εφαρμογή / Required for Implementation:
IT Υποστήριξη, Νομική Γνωμάτευση, Κεντρική Τράπεζα Κύπρου. / IT Support, Legal Advise.

5️⃣ Ευελιξία στην απόδειξη διεύθυνσης κατοικίας / 5️⃣ Flexibility in Proof of Residence

📌 Τι προβλέπεται / What is Expected:
Γίνονται δεκτά έγγραφα κατοικίας από ηλεκτρονικές πηγές, όπως λογαριασμοί κοινής ωφελείας ή έγγραφα από e-government. / Documents from electronic sources such as utility bills or e-government documents are accepted.

🔍 Παράδειγμα / Example:
Ο πελάτης στέλνει PDF λογαριασμού ΑΗΚ ή πιστοποιητικό από gov.cy. / The customer sends a PDF of an AHK bill or a certificate from gov.cy.

⚠️ Πρόκληση / Challenge:
Κίνδυνος ψεύτικων/πειραγμένων εγγράφων. / Risk of fake/altered documents.

✅ Λύση / Solution:

• Δώστε προτεραιότητα σε έγγραφα που κατεβαίνουν από επίσημες ιστοσελίδες. / Prioritize documents downloaded from official websites.
• Επιβεβαίωση μέσω email. / Check metadata or request email confirmation.

Απαραίτητο για την εφαρμογή / Required for Implementation:
IT Υποστήριξη, Νομική Γνωμάτευση. / IT Support, Legal Advise.

6️⃣ Πιστοποίηση εγγράφων από τρίτους ή ηλεκτρονικά μέσα / 6️⃣ Certification of Documents by Third Parties or Electronic Means

📌 Τι προβλέπεται / What is Expected:
Δεκτή η πιστοποίηση από κρατικούς φορείς ή ηλεκτρονικά μέσα. / Certification from government bodies or electronic means is accepted.

🔍 Παράδειγμα / Example:
Πιστοποιητικό ταυτοπροσωπίας από ΚΕΠ ή εκτύπωση πιστοποιητικού από ariadne.gov.cy. / Identity certificate from KEP or printout from ariadne.gov.cy.

⚠️ Πρόκληση / Challenge:
Δυσκολία επαλήθευσης εγκυρότητας του εγγράφου ή της προέλευσης. / Difficulty in verifying the authenticity of the document or its origin.

✅ Λύση / Solution:

• Χρησιμοποιήστε λίστα εγκεκριμένων φορέων. / Use a list of approved agencies.
• Καλέστε ή στείλτε email για επιβεβαίωση. / Call or email for confirmation.

Απαραίτητο για την εφαρμογή / Required for Implementation:
IT Υποστήριξη, Νομική Γνωμάτευση. / IT Support, Legal Advise.

📌 Τελική Υπενθύμιση / Final Reminder

Οι νέες αυτές διευκολύνσεις **δεν αναιρούν τις ρυθμιστικές υποχρεώσεις**. Αντίθετα, απαιτούν **τεκμηρίωση** και **ορθή εφαρμογή του risk-based approach**.
These new facilitation measures **do not override regulatory obligations**. Instead, they require **documentation** and **correct implementation of the risk-based approach**.

Draft Created by: Yiannakis Papageorgiou